Почему использование бесплатных CMS обходится в полмиллиона рублей в год?

Если в фильмах показывают редакцию, то это обязательно огромный ньюсрум, где сидит куча человек, и зритель, конечно, немного в шоке — вот это да, десятки журналистов! «Теперь понятно, как там всё устроено».

Да, нормальный человек совершенно уверен, что всё именно так: эти люди в редакции — «десятки журналистов». Редактор даёт им задания, они их выполняют и пишут новости или статьи различной степени разоблачительности. Редактор статьи одобряет (ну, или правит) — и вот уже миллионы читателей… Ну, дальше можно представить ход мыслей. 

И только люди, причастные к СМИ, сейчас иронически улыбаются. Они-то знают, сколько ещё людей работают над материалом, помимо непосредственно журналиста и редактора. И как непросто устроены рабочие процессы, каналы коммуникации, контроля готовности материала и доставки его на сайт. Ведь, как правило, редакция медиа, которая зачастую использует бесплатную CMS (content management system — систему управления контентом), вынуждена вооружаться кучей дополнительных сервисов. И обычно никто не считает, во сколько редакции обходится их использование («CMS бесплатная — и отлично!»)

А мы посчитали. Спойлер: для команды из всего лишь 10 человек это почти полумиллиона рублей дополнительных расходов в год! Спойлер номер два: есть решение, как больше никогда не использовать все эти сторонние сервисы и не тратить на них ни рубля.

Такое вот у нас нежурналистское расследование. Итак, к цифрам, фактам и доказательствам! 

Как устроена работа редакции

Кто работает над созданием материала

На первый взгляд кажется, что нет ничего сложного в процессе создания информационного материала. Выпускающий редактор придумал идею, поставил в план выпуска, журналист написал, корректор откорректировал, затем опубликовали. Но это только на первый взгляд. Создание материала — это командная работа, где каждый занимается своим делом.

Для начала давайте посмотрим на состав коллектива и обязанности сотрудников условного медиа.

• Генеральный директор — управляет финансами, отвечает за рекламу и развитие редакции перед собственником издания. 
• Главный редактор — руководит изданием и определяет редакционную политику. 
• Шеф-редактор/выпускающий редактор — проверяет и дорабатывает редакционные материалы, отвечает за публикацию.
• Журналисты — получают задание от редактора. Затем собирают информацию/ проводят интервью и, наконец, пишут тексты. 
• Расшифровщик — помогает журналисту, переводя речь из аудио- или видеозаписи в текст. 
• Корректор — вычитывает текст и исправляет грамматические, стилистические и пунктуационные ошибки. 
• Бильд-редактор — отвечает за поиск и подбор иллюстраций, от картинок до видео, и в целом за то, как будет свёрстан материал.

Если у редакции самописный сайт без визуального редактора, то нужен ещё HTML-верстальщик — он занимается непосредственно версткой на сайте. При работе с обычными бесплатными CMS может понадобиться сотрудник, который размещает контент через админку. SMM-менеджер нужен, чтобы размещать и продвигать материал в соцсетях.

Какие инструменты нужны для создания материала

Редакция использует специальные сервисы на каждом этапе создания материала: от планирования до публикации.

1. Планирование 

Главный редактор ставит задачу журналисту, или сотрудник редакции сам предлагает тему для будущего материала. Самый распространённый способ — это, конечно, чат в мессенджере или электронная почта. Особо продвинутые редакции используют доски в Trello — и Todoist для контроля дедлайнов.

• Trello помогает вести задачи, отслеживать процесс работы и сроки с помощью канбан-досок. 

Можно начать работу с бесплатной версии, но там доступно только 10 досок. Если у вас много проектов, то для работы команды из 10 человек с тарифом «Business Class» программа обойдется в сумму 9 070 руб/мес или 108 840 руб/год при помесячной оплате. Если внесете платеж за команду разово, то выйдет 87 072 руб/год.

В Trello есть один нюанс: вы никогда не знаете, над чем в данный момент работает журналист. Сервис дает возможность лишь отследить этап выполнения задачи: например, передвижение материала по колонкам «Сделать», «В процессе», «Отдано на проверку редактору». Но если журналист не оставляет комментарии в карточке задачи (а кто их оставляет?), никто не знает, что конкретно значит «В процессе». Журналист просто занес задачу в бэклог, или он уже берет интервью у респондента? Поэтому приходится либо держать тонну информации в голове, либо тратить время на то, чтобы занести её в другие дополнительные приложения. 

• Todoist — сервис, который помогает отслеживать дедлайны и напоминать о текущих задачах. Базовая версия бесплатна.

С тарифом «Pro» в сервисе могут одновременно работать до 25 сотрудников в 300 проектах. Так что он подойдет для команды из 10 человек и обойдется в 299 руб/мес или 3 588 руб/год при помесячной оплате. При единовременной оплате за год выйдет 2 748 рублей. 

 

2. Создание материала

Текстовый редактор — самый близкий друг журналиста. Обычно выбирают один из двух вариантов: по старинке использовать Word или его бесплатные аналоги, или облачный сервис — тот же Google Docs. Этот вариант, конечно, удобнее — коллеги могут в процессе работы над материалом вносить правки и оставлять комментарии. 

Итак. Наш теоретический журналист написал текст, теперь ему нужно сообщить об этом редактору. Как вариант, переместить задачу в Trello на доску «Отдано на проверку». Выпускающий редактор проверяет материал, оставляет свои комментарии и возвращает текст на доработку. Как поступить здесь: вернуть задачу на доску в Trello: «В процессе»? А может, создать заметку в Notion и написать список необходимых правок? Как же детально отобразить прогресс выполнения задачи на текущий день?

• Google Docs — бесплатный онлайн-офис для создания и редактирования текстов. 

• Notion — приложение для ведения проектов, управления и создания заметок, списков дел, баз данных, таблиц. 

Для работы команды из 10 человек в Notion при помесячной оплате с тарифом «Team» выходит 7 256 руб/мес или 87 072 руб/год. Разовый платеж за год составит 69 658 рублей за всю команду.

 

3. Оформление

Для редактуры текста можно использовать бесплатные приложения: Типограф и Спеллер. 

• Типограф автоматически расставит неразрывные пробелы, исправит опечатки, приведёт кавычки к правильному виду, заменит дефисы на тире в нужных местах. 

• Спеллер проверит орфографию (хотя чтобы его «прикрутить», нужен человек со знанием хотя бы основ программирования). 

Или можно использовать платные альтернативы, там возможностей побольше. Например, LanguageTool — программа для проверки правописания для более 20 языков. Она доступна как расширение для браузеров, есть десктопная версия и плагины для MS Office, LibreOffice, Google Docs и еще ряда других программ. С тарифом «Для команд» стоимость для нашей редакции составит 11 992 руб/год. 

 

Обработка фото и видео.

• Adobe Photoshop — один из самых популярных инструментов для редактирования фото.

Работа с инструментом индивидуально для одного сотрудника обойдется в 1 622 руб/мес или 19 468 руб/год при помесячной оплате. Если внесете предоплату за год, то выйдет 18 547 рублей. Для команды можно купить приложение за 2 190 руб/мес (26 280 руб/год) за каждую лицензию.

• Adobe Premiere Pro — программа для монтажа фильмов и видеороликов. 

Тут всё то же самое в плане стоимости, что и с фотошопом.

Для совместной работы команды есть Adobe Creative Cloud. Это коллекция приложений для работы с фото-, видео- и аудиофайлами. Включает Photoshop, Premiere Pro, InDesign, Illustrator и более 20 других приложений. Получится дешевле, чем если покупать приложения по отдельности. Работа команды в сервисе обойдется в 5 154 руб/мес или 61 848 руб/год за каждую лицензию. И подписка на Create Cloud дает еще возможность «управлять лицензиями». То есть можно назначать людей, которые могут пользоваться приложениями. Плюс, есть библиотека, где участники команды могут обмениваться материалами из приложений на разных устройствах (пк, телефон, планшет).

 

4. Публикация

Итак, материал готов, кнопка «опубликовать» в админке нажата — и вот контент на сайте. Но на этом работа не заканчивается. Теперь нужно позаботиться о том, чтобы публикацию увидели как можно больше читателей. Для быстрой публикации ссылок в соцсетях издания можно использовать Amplifr, а для почтовой рассылки подойдет Mailchimp.

• Amplifr — приложение для автоматической публикации в соцсети, аналитики по постам, дням, проектам и совместной работы команды.

С тарифом «M» в приложении может работать команда до трех человек с 15 страницами в соцсетях за 3 628 руб/мес (43 536 руб/год) при помесячной оплате. С разовым платежом выйдет 34 829 рублей за год. Пожалуй, для условной средней редакции этого будет достаточно (потому как более »крупный» тариф «XL», который предусматривает совместную работу команды до десяти человек со 100 страницами в соцсетях, стоит 348 288 рублей за тот же период).

• Mailchimp — сервис почтовой рассылки. Сервис бесплатный, пока вы не наберете 2000 подписчиков. 

Если хотите больше кастомизации и круглосуточной поддержки, то оптимально выбрать тариф «Essentials». Если у вас до 50 000 подписчиков, то выйдет 19 591 руб/мес или 235 094 руб/год.

А теперь давайте посчитаем — какую сумму в год платит редакция из десяти человек, если она пользуется всеми необходимыми дополнительными сервисами для создания, публикации и дистрибуции контента? Допустим, что большинство редакций оплачивает сразу «длинную» подписку, а не ежемесячную, и учтём это в расчётах. Итак:

• Trello. Тариф «Business Class» — 87 072 руб.

• Todoist. Тариф «Pro» — 2 748 руб.

• Notion. Тариф «Team» — 69 658 руб.

• LanguageTool. Тариф «Для команд» — 11 992 руб.

• Adobe Creative Cloud. Для совместной работы команды — 61 848 руб.

• Amplifr. Тариф «M» — 34 829 руб.

• Mailchimp. Тариф «Essentials» для 50 000 подписчиков — 235 094 руб.

Итого: 503 тысячи 241 рубль каждый год! 

В итоге — парадоксальный, на первый взгляд, вывод: если вы пользуетесь бесплатными CMS, то тратите больше полумиллиона на дополнительные инструменты из списка выше.

Как сэкономить 

Теперь и стороннему человеку, о котором мы говорили в начале статьи, очевидно, что работа редакции— сложный и трудоемкий процесс. Недостаточно просто написать статью и опубликовать ее на сайте. Нужно синхронизировать и мониторить работу редакции, планировать бюджет, проводить аналитику и предлагать оптимальные форматы для рекламодателей, в том числе, разнообразный интерактив. Можно ли хоть на чём-нибудь сэкономить?

Ну, пара вариантов есть.

Скажем, если нанять студента-практиканта для ведения аккаунтов в социальных сетях, то вы сэкономите на сервисе Amplifr 34 829 рублей. А ещё, может быть, даже на зарплате таргетолога. Но умеет ли он отслеживать и анализировать статистику? И главное — никакой практикант не будет работать на вас за «спасибо» вечность.

Ещё вариант — заменить программы из пакета Adobe Creative Cloud на что-то бесплатное. Кадрировать фото можно в Snapseed, Photoscape, FastStone Image Viewer или с помощью встроенных в операционные системы инструментов просмотра. Или использовать онлайн-редакторы для фото и видео. Минус 61 848 рублей! Однако функциональность таких программ ограничена. 

Если команда небольшая и один человек совмещает несколько ролей, то возможно организовать работу без приложения Notion и сэкономить ещё 69 658 рублей. В конце концов, можно по старинке вести всю переписку в почте (лишь бы не в ICQ) и пользоваться бумажным ежедневником, чтобы ничего не забыть. 

Но деньги — не главный вопрос. Представим нашу экономную редакцию, которая вместо того, чтобы радовать читателей (а также рекламодателей и самих себя) хорошими статьями, тратит кучу времени на то, чтобы переключаться между всеми этими инструментами, искать нужное сообщение в почте или мессенджере или бегать по офису, чтобы спросить «ну что, готово»?

Как было бы комфортно работать, если бы все коммуникации, инструменты работы над текстом, его публикацией и продвижением были бы объединены в одной системе! Чтобы процесс работы над контентом, от постановки задачи до его монетизации, происходил именно там — без всяких расходов на дополнительные сервисы.

Такая система нужна самому! (с)

Мы — команда ITSumma — занимаемся веб-разработкой десять лет, а последние пять — прицельно для медиа. С началом пандемии, будь она неладна, мы столкнулись с естественным для таких времён желанием заказчиков порезать косты.

Как сэкономить на разработке сайта? — Сделать проще дизайн, отказаться от каких-то функциональных элементов. В общем-то и всё. 

Ну, или можно поискать подрядчика на фриланс-бирже; но там нужно быть готовым ко всему, а наши заказчики обычно не хотят быть готовыми ко всему :-) Они хотят, чтобы все было готово в срок и качественно, и не хотят тратить потом дополнительные деньги, чтобы исправлять «индусский код» и костыльные решения.

Поэтому для нас оказалось единственным выходом придумать такой продукт, который сам поможет заказчику сэкономить. Так появилась Editorica.

Точнее, вначале появился наш open source продукт TextArena. Это готовый WYSIWYG-редактор, который вы легко (если обладаете минимальными познаниями в программировании) сможете прикрутить к любому сайту. Наш опыт показывает, что клиент обычно хочет сайт «под ключ», чтобы штатным айтишникам не надо было заниматься ничем, кроме технического сопровождения. Поэтому мы хорошо и долго подумали — и дополнили этот конструктор постов всеми теми функциями, за которые вынуждены дополнительно платить пользователи как бы бесплатных CMS.

• Календарь и планировщик

Важно, что здесь можно не только планировать и распределять задачи, но и назначать роли. Мы сами пользуемся канбан-досками и сюда, конечно же, тоже включили такую возможность. В системе видно, над какими конкретно задачами сейчас работает каждый участник команды и, что еще важнее, — на каком этапе находится работа над материалом.

• Инструменты для публикации

Тут мы объединили всё — от проверки орфографии до обработки медиафайлов и автопостинга в социальные сети. А заодно добавили возможность в пару кликов вставлять в публикацию разные интерактивные форматы и виджеты.

• Аналитика

Нет, конечно, ничего сложного, чтобы сходить ручками в Метрику или Аналитику — просто раздражает сама необходимость делать какие-то лишние движения. Поэтому мы включили аналитический модуль в админку: он собирает всю статистику, и прямо тут можно посмотреть, какие публикации популярнее всего, какие рекламные позиции приносят больше всего выручки. И не только: можно собрать за пару кликов статистику по просматриваемости статей конкретных авторов, по популярности тех или иных тегов — эти функции в привычных аналитических системах попросту отсутствуют.

Кстати, о монетизации.

Она коррелирует с выдачей вашего сайта. Если он плохо ранжируется — например, из-за бардака в SEO-оптимизации, — то и рекламодатель будет не слишком доволен. Мы это предусмотрели и берем эту работу на себя. Теперь вам не нужно думать про настройку SEO и других необходимых инструментов. 

• Кастомная разработка

Наверное, это последнее из самого важного, на чём хотелось остановиться в этой статье. Сколько бы шаблонов ни существовало в бесплатных CMS, найти тот, что полностью удовлетворит ваши нужды, — маловероятно. Поэтому мы не просто отдаём заказчикам «Эдиторику» в коробочке — мы можем разработать фронтенд и бэкенд сайта или добавить кастомные функции, которые могут понадобиться из-за специфики вашего бизнеса. 

Вместо вывода

Выше мы посчитали примерные сопутствующие, но необходимые расходы при выборе бесплатных CMS: даже если предположить, что без каких-то из них можно попытаться обойтись, всё равно получится порядка полумиллиона в год.

Но уменьшение костов — это лишь трамплин, от которого мы отталкивались, создавая «Эдиторику». Нам хотелось предложить рынку продукт, который сэкономит не только деньги, но и время. Который упростит процессы создания и распространения контента. Ведь, по сути, CMS нужны не только для СМИ — корпоративные порталы, standalone-блоги, словом, любые сайты, где регулярно оперируют большими объёмами контента, сталкиваются со сложностями: редактор не WYSIWYG, интерфейс не интуитивный, контент-менеджеру нужно неделю учиться, как разместить статью... И, о чёрт, опять забыли запостить в соцсети или отправить email-рассылку!..

Знакомые проблемы?

По опыту наших клиентов — знакомые.Так что мы постарались учесть их все.

И если вы хотите уточнить детали по нашему продукту, всегда на связи CTO «Эдиторики» Евгений Финкельштейн — в телеграм @its_finkelstein или по электронной почте editorica@itsumma.ru